В работу в социальных сетях или с социальными сервисами в той или иной форме вовлечены практически все кто работает в Интернете. Социальные сервисы помогают компаниям добиться значительных преимуществ в решении целого ряда вопросов. Однако, отсутствие каких-либо ограничений в работе с социальными сервисами могут нанести и вред работе: потере конфиденциальной информации, дискредитации компании и ее партнеров, всевозможным нарушениям закона, наконец, пустой трате рабочего времени.

Существует корпоративная практика на полный запрет работы с социальными сервисами в Интернете, однако, такой подход контрпродуктивен и небезопасен, так как сотрудники все равно будут работать в социальных сетях в свободное от работы время, и этот процесс уже никак не будет регламентироваться.

По-мнению экспертов портала BANKINFOSECURITY.com появление корпоративных политик работы в социальных сетях станет одним их трендов 2011 года. К этому подталкивают компании уже существующие реалии вовлеченности персонала в социальные медиа, а также высокий потенциал и перспективы их использования в интересах компании.

Рекомендации по написанию Политики опубликованы в многочисленных изданиях и сайтах Интернета. Обобщив опыт западных компаний, мы предлагаем Типовой вариант Политики, который может быть дополнен отдельными положениями в зависимости от специфики работы компании.

Политика работы в социальных сетях Компании «АВС»

«Компания «ABC» приветствует участие своих сотрудников во всевозможных социальных медиа: блогах, микроблогах, чатах, социальных сетях типа Facebook, MySpace, LinkedIn и др, видео-, фото-хостингах, форумах, сайтах типа Википедия и других социальных Интернет-ресурсах.

Свою работу в социальных медиа Персонал компании «АВС» обязан осуществлять в строгом соответствии с настоящей политикой, положениями действующего контракта, требованиями и правилами работы в Компании, а также с соблюдением норм действующего законодательства.

1. Сотрудники не могут выступать от имени Компании. Сотрудник должен выступать от своего собственного имени и не представлять интересы Компании;

2. Если сотрудник комментирует работу Компании, он должен четко себя идентифицировать, а также написать: «Это моя точка зрения, а не компании»;

3. Не использовать при регистрации адрес электронной почты Компании;

4. Внимательно знакомиться с Соглашением использования сервиса. Особое внимание обратить на требования указать при регистрации информацию служебного характера: номера служебных телефонов, электронной почты и т.д. Запрещается использовать при регистрации и в текстах служебные реквизиты;

5. Постинги не должны содержать конфиденциальную, коммерческую информацию Компании, его клиентов и партнеров;

6. Постинги не должны содержать логотипов и торговых марок компании, если на это не получено специальное разрешение;

7. Действия сотрудника не должны нарушать существующий договор с ним и установленные правила корпоративной этики;

8. Постинги должны публиковаться с соблюдением прав интеллектуальной собственности, быть правдивыми, не нарушать законодательство и не наносить финансовый ущерб третьим лицам;

9. Если сотрудники пишут о компании, эти тексты должны быть согласованы с руководством компании;

10. Компания оставляет за собой право потребовать от сотрудника удалить тот или иной несоответствующий политике комментарий;

11. Запрещается давать рекомендации или характеристики компетенций сотрудникам, обсуждать рабочую обстановку в Компании, а также отношения между ее сотрудниками;

12. Не использовать в постингах ненормативную речь, оскорбления, унижение личного достоинства. В случае возникновения конфликтных ситуаций незамедлительно сообщить об этом своему руководителю;

13. Запрещается работать в социальных сетях в течение рабочего дня, за исключением случаев разрешенных руководителем сотрудника. Допускается работа до и после рабочего времени, а также во время перерыва на обед.

14. Нарушение политики может повлечь за собой дисциплинарные санкции в соответствии с контрактом, вплоть до увольнения сотрудника.»

Целесообразно при разработке Политики работы в социальных сетях учесть опыт уже работающих в них сотрудников, особенно важно не забыть про топ-менеджеров.
Проект Политики необходимо согласовать с юристами Компании. Разработка Политики – хороший повод провести ревизию и привести в соответствие с новыми реалиями старые политики.

Необходимо также учитывать, что компания может иметь собственное официальное представительство в социальных сетях. В этом случае целесообразно иметь две согласованные между собой политики одну с правилами работы в корпоративных медиа и вторую для сотрудников, имеющих индивидуальные аккаунты в социальных медиа.

Не рекомендуется в целях безопасности использовать социальные сети от анонимного имени с целью продвижения компании или дискредитации конкурентов.

Политика работы в социальных сетях должна обновляться (пересматриваться) раз в два года, так как нормы, правила и законодательные акты за это время могут измениться.