Руководитель любой компании рано или поздно может оказаться перед проблемой обеспечения безопасности командировок своих сотрудников. Ведь риски деловых поездок способны представлять собой серьезную угрозу не только жизни и финансовому благополучию самого путешественника, но и эффективности и непрерывности бизнеса, который он представляет. Рассмотрим, какие основные группы рисков следует учитывать при планировании и обеспечении результативности деловых поездок.

Физическая безопасность и здоровье
Традиционно под этой группой рисков подразумевают:
• угрозы личной безопасности командированного при поездке в страны с высоким уровнем преступности или ведущимися военными действиями,
• террористические атаки,
• угрозы здоровью.

Для управления рисками для этой группы угроз обычно используют методы отказа (отказ от поездок в опасные регионы), снижения (профилактические мероприятия, тренинги, рекомендации) и передачи (медицинское страхование путешествующих).

Интересно, что западные специалисты отдельно выделяют угрозу общему состоянию путешественника после поездки (акклиматизация, усталость) и рекомендуют в качестве меры снижения уровня этой угрозы здоровью регулярные медицинские обследования для тех сотрудников, которые часто бывают в командировках.

Репутация компании
Эта группа рисков включает различные некорректные действия сотрудника, которые могут бросить тень на доброе имя работодателя, например неэтичное поведение, злоупотребление расходами, пренебрежение правилами личной безопасности. Обычно для управления этой группой рисков используют методы снижения: управляют финансовыми затратами, заранее уведомляют о потенциальных угрозах и правилах поведения в таких ситуациях.

В связи с усилением экологического движения для репутации западных компаний сейчас крайне актуальна проблема углеродного следа . Она решается сокращением числа командировок за счет проведения видеоконференций, а также использованием по возможности железнодорожного транспорта.

Конфиденциальные данные и оборудование
Во время деловой поездки сотрудник обычно имеет при себе различные электронные устройства, цифровые носители и документы, потеря которых может нанести серьезный удар по компании. Снижение угроз в данном случае достигается путем применения методов шифрования данных и страхования путешественников на случай непредвиденных ситуаций.

Юридические риски
Важной составляющей обеспечения безопасности деловой поездки является соблюдение законов страны, в которую отправляется путешественник. Эта группа рисков может включать нарушение налогового законодательства, незаконную деятельность путешественника, несоблюдение правил защиты данных. Примером такого рода нарушений может быть некорректное заполнение декларации или попытка подкупа государственных служащих при пересечении границы.

Инструментом снижения данного типа угрозы является заблаговременное информирование и подготовка сотрудников, сотрудничество с посольствами для своевременного получения информации о каких-либо изменениях в правилах для въезжающих в страну.

Финансовые риски
Под финансовыми рисками компании понимаются отнюдь не угрозы в отношении финансового благополучия сотрудника (как-то: утеря денег, кредитных карт и т.п.), а угроза финансовых санкций организации в случае нарушения законодательства страны пребывания, а также возможные злоупотребления командировочными расходами. Для снижения этих угроз используются оценка рисков поездки, жесткий контроль и политика запрета на превышение командировочных расходов.

Эффективность поездки
Наконец, очень важно, чтобы поездка не просто состоялась, но и оказалась полезной для развития бизнеса. Препятствиями на пути обеспечения эффективности поездки могут стать невыполнение требований иммиграционной службы и, как следствие, неполучение визы, утеря важного багажа, недостаточный уровень поддержки командированных сотрудников (например, в стране прибытия могут просто не работать используемые сотрудником средства связи). Большинство этих рисков прекрасно поддаются управлению и снижению путем четкой координации работы служб, занимающихся подготовкой сотрудников компании к командировкам. А с некоторыми из них (вроде специфики связи в конкретной стране) придется просто смириться.

Все риски, с которыми может столкнуться сотрудник и компания в целом, должны быть оценены с точки зрения их вероятности и потенциального ущерба, который они могут нанести. При оценке учитываются следующие факторы:
• страна поездки (например, большинство европейских государств относительно безопасны для путешественника, а поездки в африканские страны, особенно в те, где ведутся боевые действия, могут быть крайне опасными);
• планируются ли переезды внутри страны назначения;
• уровень поездки (перелет бизнес-классом и проживание в пятизвездочных отелях или стандартные авиабилеты и размещение);
• продолжительность поездки (кратковременная командировка или долгосрочная работа за границей);
• что берет с собой сотрудник (ноутбук, документы, цифровые носители и т.п.);
• уязвимость сотрудника (пол, возраст, опыт и т.п.).

Также компании должны учитывать свою готовность рисковать. Практически все типы угроз могут быть устранены, переданы (застрахованы) либо существенно снижены. И после всех операций по управлению рисками в организации должно быть принято решение: устраивает ли достигнутый уровень риска, стоит ли игра свеч? Например, готовы ли в компании отправить сотрудника в центральную часть Колумбии даже после проведения тренингов по поведению в экстремальных ситуациях (в случае похищения).