Нарушить планы и поставить под угрозу успех поездки, а главное, жизнь и здоровье откомандированного сотрудника могут не только хитроумные мошенники. Порой человеку приходится сталкиваться с опасностями и более глобального уровня.

«На бога надейся, а сам не плошай», – гласит старинная мудрость. Отправляясь в деловую поездку в другую страну или отдаленную часть родины, важно иметь максимум информации о пункте назначения, его особенностях и план действий на случай чрезвычайной ситуации. С какими опасностями вам предстоит столкнуться? Речь может идти о рисках землетрясения, цунами, наводнения, заражения инфекционным заболеванием, аварии на транспорте, военного конфликта и многом другом. Наличие минимальных знаний по технике безопасности и полезных контактов лишним не будет никогда.

В последнее время все чаще задача подготовки сотрудников к деловым поездкам, как и сам процесс оформления командировки, возлагается на отделы кадров и менеджеров по персоналу. Это объясняется тем, что работодатели стремятся универсализировать свой персонал, оптимизировать штат и затраты на его содержание. В некоторых случаях организацию командировки лучше доверить «специально обученным людям», которые учтут все нюансы и возможные риски. Надо сказать, что в зарубежных компаниях, регулярно отправляющих своих работников в деловые поездки, давно существует практика формирования в структуре службы персонала или административных департаментов отдельных подразделений (служба путешествий, сектор командировок и пр.).

В системе тревел-риск менеджмента выделяются следующие пять блоков.
1. Предварительная подготовка к поездке, включая информирование о возможных трудностях и тренинги, например по технике безопасности и оказанию первой помощи. Сведения, собранные на основании изучения СМИ, через справочные службы, в ходе переговоров с принимающей стороной и представителями других местных компаний, зачастую оказывают влияние на планирование деловой программы поездки. От них может зависеть режим работы сотрудника, а также количество и продолжительность встреч и переговоров. Кроме того, они помогают принять решение, следует ли прикрепить к командируемому работнику помощника, например секретаря, референта или телохранителя.

2. Проверка всех документов и процедур, включая страховой полис и т.п. Пристальное внимание следует уделить медицинскому сопровождению выезжающего. Поездка по России требует наличия страхового полиса обязательного медицинского страхования гражданина РФ. Отправляясь в зарубежную страну, сотрудник должен быть застрахован соответствующим образом и, что немаловажно, осведомлен о правилах обращения с полисом, чтобы в случае необходимости получить квалифицированную медицинскую помощь. Поездка в регионы с неблагоприятной санитарно-эпидемиологической обстановкой требует профилактической вакцинации.

3. Постоянный контроль за местонахождением откомандированных сотрудников, а также за ситуацией в регионе, куда они были отправлены.

4. Поддержание связи с работниками, зачастую при помощи посредников – людей на месте, владеющих языком страны.

5. Своевременная, адекватная реакция в случае возникновения незапланированных обстоятельств, включая поддержку на месте и оказание необходимой помощи.

Если командировка сопряжена с повышенными нагрузками, следует обратить внимание на психическое и физическое состояние работника. Квалифицированный специалист, блестяще справляющийся со своими обязанностями в привычной обстановке офиса, может загубить проект, оказавшись на новом месте, столкнувшись с опасностью, поддавшись панике или, напротив, излишне расслабившись.

По завершении командировки организациям следует проводить опрос и анкетирование находившихся в поездке сотрудников с целью успешной выработки рекомендаций для последующих поездок.