В современном мире многие компании уделяют значительное внимание SMM-маркетингу. Однако активное присутствие сотрудников организации в социальных меда может принести не только пользу общему делу, но и вред, став серьезной угрозой безопасности. Что происходит, когда ваши работники начинают ежедневно писать в Twitter и создавать страницы в Facebook? Что если они разболтают секреты компании? Лучше заранее принять меры предосторожности и иметь свою политику в отношении социальных медиа.

Помните: придерживаться определенной политики в отношении социальных медиа не означает ограничивать свободу самовыражения в социальных сетях. Это означает, что вы должны, общаясь с людьми, соответствовать некоему имиджу.

Несанкционированные или несоответствующие действительности комментарии и посты в Интернете могут привести к следующим последствиям:

- вызвать у компании или у вас лично проблемы с государственными учреждениями, другими компаниями, клиентами или общественностью;
- дискредитировать бренд и имя компании, создав негативное мнение о компании, ее владельцах, партнерах, а также о вас самих и вашей команде;
- нанести ущерб компании, предав огласке публичную или частную информацию;
- стоить компании возможности получения патентов, заказов или подорвать ее конкурентное преимущество;
- стоить вам работы в этой компании.

Шама Кабани, президент веб-маркетингового агентства Marketing Zen Group, рекомендует учесть следующие 10 шагов при создании собственной политики компании в отношении социальных медиа:

1. Оцените свое положение.
Следует понять, как далеко ваша компания хочет продвинуться в сфере социальных медиа. Будет ли это только реакция на чужие реплики или активное привлечение сообщества к диалогу?

2. Определите, что представляют собой социальные медиа.
У вас должно быть свое, желательно письменное определение. Блог и LinkedIn можно легко отнести к категории социальных медиа, но вот как быть с онлайн-видео? Мое личное определение социальных медиа таково: это любой сайт или медиа, включая видео, в которых происходит открытое общение.

3. Проясните, что кому принадлежит.
У вашей компании есть страница в Facebook, которую ведет глава HR? Что произойдет, когда он уволится? Кому будет принадлежать страница? А контент? Если есть служебная записка или трудовой договор, в них как правило прописывается, что кому принадлежит (обычно владельцем является компания). При отсутствии таких документов закон может признать владельцем компанию, но это зависит от ситуации.

4. Следите за конфиденциальностью личной информации.
Идеальное решение – никогда не делиться конфиденциальной информацией или информацией о собственности в социальных медиа ни публично, ни приватно.

5. Решите вопрос об ответственности.
Каждый конкретный человек или команда людей должны нести ответственность за размещение информации в социальных медиа.

6. Диктуйте правила общения, но не будьте диктатором.
Не препятствуйте свободе общения вашего персонала, но всегда отстаивайте интересы компании. Нельзя запрещать сотрудникам общаться, используя новые медиа, но вы можете внести несколько основных правил работы, которые будут всем только на пользу.

7. Определите круг табуированных тем.
Обратите внимание на следующий список запрещенных тем:

- темы, по которым компания вовлечена или может быть вовлечена в будущем в судебные тяжбы (например. политика, споры с клиентами);
- непубличная информация о компании, включая ее политику и стратегии;
- нелегальные, запрещенные вещества, наркотики;
- порнография и другие оскорбительные, нелегальные материалы;
- клеветнические, оскорбительные или унизительные материалы;
- приватные или личные вопросы, касающиеся руководителей или сотрудников;
- пренебрежительные или угрожающие комментарии в отношении кого-то;
- личная, деликатная или конфиденциальная информация любого рода.

8. Обзаведитесь системой мониторинга социальной сферы.
Существует множество бесплатных и платных инструментов для мониторинга онлайн-пространства.

9. Если вы хотите, чтобы ваши служащие использовали инструменты социальных медиа правильно, организуйте их обучение.

10. Придумайте кризисный план.
Допустим, у вас уже есть идеальная политика в отношении социальных медиа. Что будет, если один из служащих выйдет за границы дозволенного? Что, если люди, которых вы уволили, объединятся в Facebook в группу ненависти? Не стоит думать, что все рассосется самой собой. Попытка игнорировать или, что еще хуже, скрыть свой промах только усилит негативную реакцию.